Служебное письмо (образец)

Сервисное письмо — это документ, который является неотъемлемой частью делового общения. Чаще всего он передается через почтовую службу и служит особым способом обмена информацией.

Основные понятия

Деловая переписка необходима для решения различных экономических или производственных задач. С его помощью предприятия и организации общаются с внешней средой: партнерами, клиентами или государственными учреждениями. Для этого обычно используется служебное письмо.

письмо-сервис

Это обычно называется письменным документом, который может быть:

  • ответ на ранее полученные сообщения или запросы;
  • сопроводительная карта, отправляемая получателю вместе с другими документами или материалами;
  • инициативное письмо, в случае, если другой способ связи невозможен.

Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Однако существуют общие правила, по которым обычно составляется любое служебное письмо. Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, очень часто начинается заключение большинства сделок. Правильно оформленный документ может произвести благоприятное впечатление на адресата потенциального будущего партнера.

Виды деловых писем

В зависимости от информации, содержащейся в служебном письме, это может быть:

  1. Сопровождающий. Если он содержит сообщение о том, что для него существует пакет приложения.
  2. Претенциозный. То есть выражает недовольство определенной ситуацией (претензией).
  3. Поучительно. В тексте содержатся конкретные рекомендации.
  4. Гарантия. Отправитель подтверждает выполнение в будущем обязательств, изложенных в документе.
  5. Познавательный. В письме содержится информация, которая может заинтересовать получателя.
  6. Рекламная пауза. Информация предоставлена ​​для привлечения к сотрудничеству.
  7. С письмом-уведомлением. Информация о проведении массовых мероприятий.
  8. Письмо-подтверждение. Убедитесь, что вы получили определенные документы или материалы.
  9. С письмом-заявкой. В тексте содержится призыв побудить получателя к действию.
  10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

Целью этих документов является поддержание связей между организациями или их структурными подразделениями.

Составление претензионного письма

В вопросах сотрудничества иногда возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала отправляет письмо своему коллеге. В нем, как правило, он излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. При этом следует учитывать следующие моменты:

  1. Стиль письма должен быть формально-деловым с партнерским складом ума.
  2. Суть вопроса должна быть выражена очень четко.
  3. Излагая информацию, нужно убедительно работать с конкретными фактами.

пример служебного письма

Жалобное письмо должно содержать:

  • полная информация о получателе;
  • реквизиты отправителя (ФИО, адрес отправителя и телефоны для связи);
  • ссылка на правовые нормы, которые, в свою очередь, были нарушены контрагентом;
  • последствия, которые могут возникнуть, если контрагент уклоняется от их исполнения.
  • конкретные требования по устранению нарушения с указанием сроков их выполнения;
  • описание обстоятельств возникновения конфликтной ситуации;

Особое внимание следует обратить на то, как оформляется служебное письмо. Модель должна быть разработана таким образом, чтобы злоумышленник не воспринимал ее как угрозу. Следует помнить, что это всего лишь юридическое напоминание.

Правила оформления

Особое внимание стоит уделить оформлению служебных писем. Правда, строгих норм и правил для этого законом не предусмотрено.

оформление служебных писем

Несмотря на это, при составлении таких документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты:

1. Любое служебное письмо должно быть на фирменном бланке. Он заранее разрабатывается делопроизводителями и утверждается приказом руководителя предприятия.

2. Документ должен содержать некоторые реквизиты:

2.1. Информация о получателе и отправителе.

2.2. Исходящий номер и дата этого письма. Это необходимо для регистрации.

2.3. Ссылка на аналогичную информацию в письме-запросе, если данный документ является ответом на него.

2.4. Заголовок.

2.5. Информация о наличии любых приложений с указанием их названий и номеров.

2.6. Сведения о лице, подписавшем данный документ (должность и ФИО.).

3. В письме должен быть рассмотрен только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор художника.

4. Информация должна быть представлена ​​как можно короче, но ясно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.

5. Правильно укажите реквизиты получателя. Если мы говорим об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности:

5.1. Название компании (в именительном падеже).

5.2. Структурный блок (при необходимости).

5.3. Позиция получателя (в дательном падеже).

5.4. Его инициалы.

5.5. Почтовый адрес компании.

6. Если получателей несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.

Если учесть все эти моменты, оформление служебных писем в принципе не составит труда.

Порядок изложения

Чтобы документ был составлен правильно, необходимо учитывать определенный порядок изложения содержащейся в нем информации. Например, вы можете рассмотреть вариант, как написать ответное письмо службы. Для начала необходимо помнить, что по правилам этикета необходимо ответить на информацию в течение 24 часов с момента ее получения. Если мы говорим об электронном сообщении, оптимальное время будет не более двух часов. Если нет возможности придерживаться этого правила, лучше написать партнеру соответствующее сообщение.

как написать служебное письмо

Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

  1. Вступительный. Отправитель объясняет тему, причину и основание для ее написания. Здесь вы можете обратиться к нормативным актам, которые, согласно закону, служат основанием для ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть проблемы.
  2. Главный. Эта часть посвящена разъяснению и убеждению. Текст должен быть ясным, ясным и кратким, а представленные факты должны быть проверены и объективны. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.

За этим текстом обычно следует список вложений. Документ заканчивается подписью отправителя. Также нужно знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть получателя. Для начала желательно начать обращаться к нему с фразы «Уважаемый». Во-вторых, вы можете использовать в тексте наречные выражения, такие как «внимательно изучите свои предложения» или «внимательно проверьте свои комментарии». Этикетки такого типа принесут пользу обеим сторонам.

Порядок действий

Написание служебных писем является обязанностью клерков, секретарей или других сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Чтобы приступить к работе, они должны соблюдать определенную последовательность в своих действиях. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

  1. Тщательное изучение обстоятельств проблемы. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее разрешения.
  2. Пишу письмо. Здесь необходимо учитывать все вышеперечисленные требования.
  3. Согласование подготовленного текста. Иногда его нужно изменить с учетом комментариев менеджера. Не могли бы вы внести некоторые пояснения или пояснения по этому поводу.
  4. Утверждение от его босса.
  5. Доработка и подпись документа.
  6. Оформление письма.
  7. Отправка корреспонденции получателю.

подготовка служебных писем

Только пройдя все эти этапы, полученное получателем письмо сможет выполнить возложенную на него миссию.

Обязательный регламент

Чтобы составить служебное письмо, необходимо учесть, что его первая страница должна быть распечатана на специальном бланке. В остальном можно использовать обычные чистые листы А4. Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верх и низ — 2 сантиметра, левое — 3,5 сантиметра, а правое — 1 сантиметр. Вам не нужно нарушать стандартный размер, чтобы уместить информацию на листе. Лучше соблюдать все правила и просто добавить еще одну страницу.

оформить служебное письмо

также нужно набирать текст по всем правилам:

1. Для печати используйте стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не использовать.

2. Размеры шрифта также регулируются:

  • для основного текста — 14;
  • верстка страницы и оценки исполнения — 12.

3. Размещение требований также осуществляется по правилам:

  • межстрочный интервал — 1;
  • выравнивание текста производится «по ширине»;
  • переносы вставляются автоматически;
  • расстояние от регистрационного номера до заголовка — 2 межстрочного интервала, а от него до основного текста — 3.

Соблюдение этих стандартов является обязательным для правильного оформления соответствующих писем о назначении.

Расположение реквизитов

Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, нужно четко знать, где должны быть его детали и составные части. Ответы на эти вопросы содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно описана форма служебного письма. По сути, это образец, в котором определенным образом обнаруживается совокупность всех деталей документа. Это необходимо для:

  1. Унифицировать процесс оформления служебных писем (коммерческий.
  2. Уметь заранее подготовить стандартные формы централизованно, уменьшив при этом необходимость в некоторой ручной работе.
  3. Облегчите и сократите визуальный поиск информации.
  4. Расширьте возможности обработки писем с помощью компьютера и другого оборудования.

Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

  • исходные данные;
  • эмблемы и гербы;
  • разрешающая способность;
  • знаки.
  • подписи и вложения;
  • автор;
  • заголовок;
  • согласование и гарантия;
  • одобрение;
  • получатель;
  • текст;

форма служебного письма

Ввод информации в определенные области позволяет специалистам лучше ориентироваться в документе и упрощает составление текста для обычных пользователей.

Основные требования

Некоторые руководители ошибочно полагают, что деловая переписка может вестись произвольно, без соблюдения каких-либо правил и положений. Но ответственные за это специалисты должны знать основные требования к официальным письмам:

  1. Наличие специального (делового) бланка.
  2. Правильное использование и размещение реквизита.
  3. Текст должен быть разборчивым и хорошо отредактированным. Чтобы выразить суть проблемы, лучше отдать предпочтение простым и распространенным фразам. Вы должны выражаться кратко, чтобы каждое слово несло максимум информации.
  4. В зависимости от типа документ должен быть соответствующим образом оформлен. Письмо также может содержать несколько аспектов. В этом случае, когда она возникнет, нужно попробовать их совместить.
  5. Правильно используйте установленные правила набора текста.
  6. Старайтесь избегать категоричных выражений в содержании письма. Получатель может рассматривать эти фразы как угрозы. При построении предложений лучше всего использовать вводные слова, такие как «очевидно», «как известно», «возможно» и «следующим образом».

Практическое выполнение этих требований помогает поддерживать правильный документооборот в компании.

Поделиться:
×
Рекомендуем посмотреть